Regulamin bonów podarunkowych dla sklepu i firmy usługowej
Regulamin bonu podarunkowego powinien zmieścić się na jednej stronie i odpowiadać na osiem pytań klienta: ile bon jest ważny, czy można go wymienić na gotówkę, czy można go wykorzystać częściowo, gdzie go zrealizować, co przy zgubieniu, czy obejmuje promocje, kto go może użyć i jak zgłosić reklamację. Poniżej każdy punkt z przykładowym zapisem i uwagą, gdzie najczęściej pojawiają się spory.
Utwórz kartęPo co własny regulamin bonów
Bez regulaminu każdy spór o bon rozstrzyga się „na gębę”. Klient przychodzi po dwóch latach z papierowym bonem na 300 zł, a Ty nie masz do czego się odwołać. Przy sprzedaży online regulamin jest dodatkowo elementem zakupu, który kupujący akceptuje przed zapłatą.
Dobry regulamin jest krótki. Dokument na cztery strony mało kto przeczyta, a niejasne zapisy w razie sporu i tak czyta się na korzyść konsumenta. Zasady konsumenckie opisuje UOKiK na stronie uokik.gov.pl, a część klauzul, na przykład wyłączenie wszelkiej odpowiedzialności, uznaje się za niedozwolone.
Osiem zapisów, które powinien mieć każdy regulamin
Każdy punkt poniżej zapisz własnymi słowami i dopasuj do swojej oferty. Przykładowe brzmienia są punktem wyjścia, nie gotowym tekstem do wklejenia bez namysłu.
- Wystawca i przedmiot bonu. Kto sprzedaje bon i czego dotyczy: kwoty do wydania w sklepie, konkretnej usługi albo pakietu godzin.
- Ważność. Konkretna data na bonie, na przykład „ważny do 31 grudnia 2027”, a nie „ważny rok”.
- Wymiana na gotówkę. Zwykle „bon nie podlega wymianie na gotówkę”. Zapis zastosuj konsekwentnie, także do reszty z realizacji.
- Realizacja częściowa. Czy niewykorzystana kwota zostaje na bonie i do kiedy.
- Miejsce realizacji. Który sklep, które lokale albo sklep internetowy.
- Zakres. Czy bon obejmuje towary przecenione, usługi dodatkowe, napiwki i opłaty zewnętrzne.
- Zgubienie i kradzież. Jak wystawca postępuje z duplikatem, zwykle po okazaniu dowodu zakupu.
- Reklamacje. Adres, na który klient pisze, i termin odpowiedzi.
Przykład z realizacji częściowej
Sklep sprzedaje bon na 200 zł z ważnością 12 miesięcy. Klient robi zakupy za 143 zł. Dobry regulamin mówi trzy rzeczy: niewykorzystane 57 zł zostaje na bonie, nie jest wypłacane gotówką, a termin ważności się nie wydłuża. Przy takim zapisie nie ma sporu, a klient wie, że ma jeszcze 57 zł do wykorzystania.
Bez zapisu o saldzie pojawia się pytanie, co z resztą. Część klientów będzie oczekiwać zwrotu, część nowego bonu, a Ty będziesz szukać właściwej odpowiedzi w trakcie rozmowy przy kasie. W systemie, który odlicza saldo przy skanie kodu QR, ten zapis jest po prostu opisem tego, co robi program.
Kiedy bon traci ważność i co to oznacza
Termin na bonie nie jest przepisem, który sam kasuje roszczenie klienta. To warunek, który musi być czytelny w momencie zakupu. Jeżeli klient nie zrealizował bonu w terminie, możesz uznać go za wygasły, ale zrób to jasno i w jednakowy sposób wobec wszystkich. Jednorazowe przedłużenie za drobną opłatą albo w zamian za nowy zakup bywa lepsze niż spór.
Rozliczenie wygasłych bonów w księgach i VAT zależy od rodzaju bonu. Omawiamy to w artykule o VAT od voucherów, ale ostateczne ujęcie ustal z księgowym. Dłuższą analizę terminów znajdziesz w tekście o terminie ważności vouchera.
Bon papierowy a elektroniczny, co zmienia regulamin
Przy bonie elektronicznym dochodzą dwa tematy. Pierwszy to dostarczenie, czyli kiedy i na jaki adres mailowy trafia plik. Drugi to wydruk, czyli czy kopia bonu jest dopuszczalna i dlaczego realizacja następuje tylko raz. W systemie z unikalnym kodem QR odpowiedź na drugie pytanie jest techniczna: ten sam kod nie zadziała po wykorzystaniu salda.
Różnice opisaliśmy w tekście o tym, czy wybrać voucher papierowy czy elektroniczny. Jeśli prowadzisz sklep i chcesz mieć gotowy kreator razem z regulaminem, zobacz stronę o bonach podarunkowych do sklepu.
Prezent dla pracownika albo klienta firmowego
Gdy firma kupuje bony hurtowo, regulamin zwykle dostaje wersję rozszerzoną: faktura na całość, jeden rejestr numerów, termin dostawy plików. Pomysły na prezenty bywają różne, od voucherów do restauracji po coś osobistego, jak zestawienie cen i zakresu badań genetycznych, które część osób kupuje bliskim w ramach profilaktyki. Niezależnie od rodzaju bonu zasady realizacji piszesz tak samo jasno.
Najczęstsze błędy w regulaminach bonów
Pierwszy błąd to zapis „wystawca nie ponosi odpowiedzialności”, który jest zbyt szeroki. Drugi to brak daty końcowej, przez który bon jest zobowiązaniem bez końca. Trzeci to różne zasady w sklepie i online, bo klient widzi jeden bon, a nie dwa kanały. Czwarty to brak adresu do reklamacji. Piąty to regulamin, którego nie da się znaleźć na stronie zakupu.