Termin ważności vouchera i co z niewykorzystanymi bonami
Termin ważności vouchera wpływa na zadowolenie klienta, planowanie grafiku i rozliczenia firmy. Poniżej wyjaśniamy, jak go ustalić, jak zapisać i co robić z bonami, które nie zostały wykorzystane.
Dlaczego termin ważności jest potrzebny
Voucher bez terminu to zobowiązanie bez końca. Firma musi być gotowa zrealizować go za rok, pięć czy dziesięć lat, mimo że ceny, oferta i obsada mogą się całkowicie zmienić. Termin ważności porządkuje oczekiwania i pozwala planować obciążenie.
Dla klienta termin to także sygnał, że bon warto wykorzystać. Obdarowani, którzy mają na to ustalony czas, częściej umawiają wizytę, co korzystnie wpływa na obłożenie i przychód firmy.
Jak długi termin wybrać
Nie ma jednego właściwego okresu. Wiele firm usługowych wybiera od sześciu do dwunastu miesięcy, bo to czas wystarczający na umówienie wizyty i wystarczająco krótki, by oferta się nie zdezaktualizowała. Dla pobytów hotelowych bywa to dłuższy okres, a dla bonów sezonowych krótszy.
Wybierając długość, weź pod uwagę specyfikę usług. Jeśli oferujesz zabiegi wymagające kuracji lub pobyty w określonych porach roku, termin powinien dawać realną szansę skorzystania. Zbyt krótki okres rodzi pretensje, zbyt długi zwiększa niepewność po stronie firmy.
- bony kwotowe: zwykle 6 do 12 miesięcy
- bony na pobyty: często dłuższy, z uwzględnieniem sezonu
- bony okolicznościowe: krótszy okres, np. kampania świąteczna
Od kiedy liczyć okres ważności
Możesz liczyć termin od daty zakupu albo od daty wystawienia bonu. Najprościej jest wpisać konkretną datę końcową na voucherze. Obdarowany nie musi nic sam przeliczać.
Jasno określ, czy do ostatniego dnia ważności trzeba zrealizować usługę, czy wystarczy zarezerwować termin. Jedno zdanie w warunkach pozwala uniknąć sporów, szczególnie w sezonie, gdy wolne terminy kończą się wcześniej.
Gdzie i jak zapisać termin na voucherze
Data powinna być widoczna na samym voucherze, tak samo na wersji drukowanej, jak i elektronicznej. Wpisz ją czytelną czcionką i powtórz w krótkich warunkach realizacji. Unikaj formułek typu „ważny rok”, które nie mówią, od kiedy liczy się okres.
W Upominkowej termin ważności jest częścią karty i towarzyszy unikalnemu kodowi. Podczas skanu telefonem pracownik od razu widzi, czy bon jest jeszcze ważny, więc nie trzeba sprawdzać dat w papierach.
Co z bonami, które wygasły
Niewykorzystany bon po upływie terminu przestaje być możliwy do realizacji na zasadach z warunków. Z punktu widzenia relacji z klientem warto jednak mieć jasną politykę. Część firm pozostawia wyłącznie wygaśnięcie, inne oferują jednorazowe przedłużenie za drobną opłatą lub w zamian za nową wizytę.
Wybierz rozwiązanie spójne z marką i stosuj je konsekwentnie. Wyjątki robione ad hoc kończą się poczuciem niesprawiedliwości po stronie osób, które zrealizowały bon w terminie.
Przypomnienia i ograniczanie liczby wygasłych bonów
Najlepszym sposobem na mniejszą liczbę wygasłych voucherów jest dobra komunikacja. Przypomnij o zbliżającym się końcu ważności, zachęć do rezerwacji i pokaż, jak łatwo umówić wizytę. Wystarczy krótka wiadomość kilka tygodni przed datą wygaśnięcia.
Rejestr realizacji pokazuje, które bony pozostają niewykorzystane i kiedy wygasną. Dzięki temu wiesz, do kogo i kiedy zwrócić się z przypomnieniem, oraz możesz oszacować przyszłe obłożenie.
Sprawy prawne i księgowe
Skutki wygaśnięcia bonu, w tym ujęcie w księgach i w podatku VAT, zależą od rodzaju bonu i sytuacji firmy. Treść warunków, w tym termin i zasady po jego upływie, powinna być zgodna z przepisami dotyczącymi ochrony konsumentów.
Przed wprowadzeniem własnych zasad skonsultuj je z księgowym i, jeśli to potrzebne, prawnikiem. Ten artykuł ma charakter ogólny i nie jest poradą prawną ani podatkową.