Voucher papierowy czy elektroniczny dla firmy usługowej

Czym różnią się oba formaty w praktyce

Voucher papierowy to zwykle zadrukowana karta z ręcznie wpisaną kwotą i pieczątką. Voucher elektroniczny to plik PDF albo wiadomość z unikalnym kodem, który kupujący dostaje po opłaceniu zamówienia. Dla obdarowanego wygląda to podobnie, bo oba można wręczyć w kopercie. Różnica jest po stronie firmy: kto sprawdza ważność, kto pilnuje salda i co się stanie, gdy ktoś skopiuje bon.

Najczęściej spotykany układ w małych firmach to papier wypisywany przy kasie i zeszyt z numerami. Działa, dopóki sprzedajesz kilka sztuk miesięcznie. Przy dziesiątkach voucherów w grudniu zaczynają się pomyłki, spory o termin i bony, o których nikt nie pamięta.

Porównanie voucherów papierowych i elektronicznych

Poniżej zestawienie cech, które decydują o codziennej pracy. Ocena zakłada firmę usługową z jednym lub kilkoma lokalami.

• sprzedaż, papier tylko w lokalu i w godzinach pracy, elektroniczny całą dobę ze strony internetowej,
• koszt, papier wymaga druku i czasu obsługi, elektroniczny nie ma kosztu wydruku,
• podrabianie, papier można skopiować, kod QR sprawdzany w systemie działa tylko raz,
• saldo, na papierze liczysz ręcznie, w systemie odliczenie dzieje się przy skanie,
• zgubienie, papier przepada, elektroniczny wysyłasz ponownie z tego samego kodu,
• prezent wręczany osobiście, papier wygrywa wyglądem, ale wydruk z systemu daje ten sam efekt,
• rozliczenia i raporty, papier wymaga zeszytu, system pokazuje rejestr sprzedaży i realizacji.

Kiedy papier nadal ma sens

Jeśli sprzedajesz kilka voucherów w roku, na przykład w niewielkim gabinecie, osobna aplikacja może wydawać się przesadą. Papier sprawdza się też wtedy, gdy klientami są głównie osoby starsze, które chcą dostać coś do ręki.

Nawet wtedy warto mieć numerację i prosty rejestr. Bez niego nie sprawdzisz, czy bon już został wykorzystany, ani ile pieniędzy klienci mają u Ciebie przedpłaconych.

Kiedy elektroniczny wygrywa zdecydowanie

Przewaga pojawia się, gdy chcesz sprzedawać przed świętami, Dniem Matki czy Walentynkami. Kupujący często szuka prezentu wieczorem albo w pracy i nie pojedzie do salonu po kartonik. Strona zakupu z płatnością online zbiera te zamówienia bez Twojego udziału.

Drugi argument to kontrola. Każdy voucher ma unikalny kod, więc skan pokazuje, czy bon jest ważny i ile na nim zostało. Gdy klient wykorzystuje połowę kwoty, system odlicza ją i zostawia resztę na kolejną wizytę. Przy papierze to zwykle kończy się dyskusją przy ladzie.

Trzeci to koszt czasu. Wypisywanie bonów, pilnowanie numerów i odpowiadanie na pytania o ważność zajmuje godziny w tygodniu. Przy abonamencie od 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej liczy się to szybko, zwłaszcza że nie płacisz prowizji od sprzedaży.

Rozwiązanie pośrednie, czyli elektroniczny z wydrukiem

Nie musisz wybierać. Voucher tworzony w systemie ma wersję mailową i PDF do wydruku, z tym samym kodem QR. Kupujący może wysłać go dalej albo wydrukować i włożyć do koperty. Dla obdarowanego to nadal prezent do ręki, a dla Ciebie pełna kontrola nad każdym bonem.

Jeśli sprzedajesz też w lokalu, wystawiasz voucher ręcznie w panelu i drukujesz od razu. Więcej o formie wydruku znajdziesz w opisie voucherów do druku.

Jak wdrożyć voucher elektroniczny bez bólu głowy

Zacznij od ustalenia oferty: kwoty, konkretne usługi i termin ważności. Potem utwórz voucher w systemie e-voucherów, wgraj logo i przetestuj zakup własną kartą. Na końcu przetestuj realizację skanem telefonu, najlepiej z pracownikiem, który będzie to robił na co dzień.

Jeśli klienci umawiają się na wizyty przez internet, dobrze połączyć voucher z rezerwacją. Przy takim układzie klient kupuje bon, a potem wybiera termin w systemie rezerwacji online i podaje kod przy wizycie.

Jak policzyć, czy elektroniczny się opłaca

Weź liczbę voucherów, które sprzedajesz w roku, i pomnóż przez średnią wartość. Przy 100 voucherach po 200 zł to 20 000 zł przedpłat. Portal z prowizją 15 procent zabrałby z tego 3000 zł, a abonament od 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej to około 1200 zł netto rocznie. Różnica rośnie z każdym kolejnym bonem.

Do tego dochodzi czas. Jeśli wypisanie i rozliczenie jednego papierowego bonu zajmuje pięć minut, sto sztuk to ponad osiem godzin pracy w roku, bez sporów o zgubione karty. Wynik zależy od Twojej skali, ale rachunek warto zrobić przed wyborem. Szczegółowe porównanie kosztów znajdziesz w artykule ile kosztuje system do sprzedaży voucherów.

Na co uważać przy każdym z formatów

Termin ważności i zasady zwrotu zapisz w regulaminie, a na samym voucherze podaj datę. Rozliczenie bonu i VAT zależy od jego rodzaju, więc ustal to z księgowym przed pierwszą sprzedażą. Więcej o tym w artykule o VAT od voucherów.

Nie sprzedawaj voucherów bez możliwości sprawdzenia ich stanu. To najczęstsza przyczyna sporów z klientami, którzy mają bon sprzed roku i nie pamiętają, ile z niego wykorzystali.