Ile kosztuje system do sprzedaży voucherów online dla firmy

Z czego składa się koszt systemu do voucherów

Cena na stronie dostawcy rzadko mówi całą prawdę. Do abonamentu albo prowizji dochodzą opłaty płatnicze, koszt druku, czas obsługi i ewentualne dopłaty za dodatkowe lokalizacje. Warto rozpisać je osobno, zanim porównasz oferty.

• abonament miesięczny albo roczny za dostęp do systemu,
• prowizja od sprzedaży vouchera, liczona od wartości zamówienia,
• opłata operatora płatności, którą zwykle ponosi sprzedawca,
• dopłaty za kolejne lokalizacje, użytkowników albo własną domenę,
• koszt Twojego czasu, jeśli realizacja i rozliczenia są ręczne.

Abonament czy prowizja, co wychodzi taniej

Prowizja wydaje się niewinna, bo płacisz tylko wtedy, gdy sprzedajesz. Problem w tym, że rośnie dokładnie wtedy, gdy masz najlepszy sezon. Przy prowizji 4 procent sprzedaż vouchera za 300 zł kosztuje 12 zł. Przy 20 000 zł miesięcznie to już 800 zł, a w grudniu sprzedaż bywa wielokrotnie wyższa.

Abonament działa odwrotnie. Płacisz tyle samo w cichym lutym i w szczycie przedświątecznym. Dla firmy, która sprzedaje vouchery regularnie, to prostszy budżet i brak niespodzianek na fakturze.

Prosty rachunek: podziel miesięczny abonament przez stawkę prowizji. Przy abonamencie 199 zł i prowizji 4 procent punkt przecięcia to około 5000 zł sprzedaży miesięcznie. Powyżej tej kwoty stały koszt jest niższy. Własne stawki podstaw do wzoru, bo oferty się różnią.

Ile kosztuje Upominkowa

Upominkowa działa w abonamencie bez prowizji od sprzedaży. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej cena spada o połowę, do 99 zł netto miesięcznie (plus 23% VAT). Plan Sieć dla firm z wieloma lokalizacjami kosztuje 990 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej jest 50 procent tańszy.

W cenie dostajesz kreator voucherów z logo, kod QR do realizacji, stronę zakupu online i rejestr z saldem. Pieniądze ze sprzedaży trafiają bezpośrednio na konto Twojej firmy. Aktualne plany sprawdzisz w cenniku.

Na co uważać w ofertach z niską ceną wejścia

Darmowe lub bardzo tanie narzędzie często zarabia na czymś innym. Może to być prowizja, wysoka opłata za wypłatę środków albo ograniczenie liczby voucherów. Czytaj regulamin pod kątem trzech rzeczy: kto trzyma pieniądze kupującego, kiedy je wypłaca i czy marka vouchera jest Twoja, czy dostawcy.

Zapytaj też, co się dzieje z danymi i terminami ważności po rezygnacji. Vouchery to zobowiązanie wobec klientów, a nie zwykły produkt w sklepie. System, który znika razem z abonamentem, zostawia Cię z niezrealizowanymi bonami.

Koszty poza systemem, o których łatwo zapomnieć

Voucher to nie tylko oprogramowanie. Jeśli część klientów chce wersji papierowej, doliczasz druk, o którym piszemy na stronie o voucherach do druku. Z kolei sprzedaż firmom wymaga faktur, a tu przydaje się dobry program do wystawiania faktur zgodny z KSeF.

Do rachunku dołóż też podatek. Czy to voucher jednego przeznaczenia, czy różnego, wpływa na moment powstania obowiązku VAT. Szczegóły omawiamy w artykule o VAT od voucherów, a konkretne rozliczenie warto skonsultować z księgowym.

Jak policzyć, czy system się zwróci

Weź średnią wartość vouchera i liczbę sprzedanych sztuk w ostatnim grudniu. Pomnóż przez stawkę prowizji, którą płaciłbyś w portalu, i porównaj z rocznym abonamentem. Dodaj czas, który zespół traci na ręczne wystawianie i sprawdzanie kodów.

Weźmy studio, które sprzedaje 80 voucherów po 250 zł miesięcznie, czyli 20 000 zł. Przy prowizji 4 procent to 800 zł miesięcznie. Abonament roczny za 99 zł netto kosztuje ułamek tej kwoty. Różnica zostaje w firmie. To przykład obliczeniowy, nie obietnica wyniku.

Do rachunku wpisz też sprzedaż, której dziś nie masz. Własna strona zakupu działa w nocy i w weekendy, więc część kupujących, którzy nie zadzwonią do recepcji, kupi voucher sama. Nie zakładaj konkretnej liczby, ale sprawdź w ostatnim sezonie, ile zapytań o prezent zostało bez odpowiedzi. Każde z nich to potencjalna sprzedaż, którą abonament pozwala domknąć bez dodatkowej pracy zespołu.

Na koniec porównaj okres rozliczenia. Płatność roczna obniża cenę planu o połowę, ale wiąże budżet na dwanaście miesięcy. Jeśli dopiero testujesz sprzedaż voucherów, zacznij od miesięcznej, a po pierwszym sezonie przejdź na roczną.

Pytania do dostawcy przed podpisaniem umowy

Zanim wybierzesz system, zadaj kilka konkretnych pytań i poproś o odpowiedzi na piśmie. Dobry dostawca odpowie bez wahania, a unikanie odpowiedzi samo mówi, czego się spodziewać.

Pierwsze pytanie dotyczy przepływu pieniędzy. Sprawdź, czy płatność klienta trafia prosto na Twoje konto, czy najpierw do pośrednika, który wypłaca środki po kilku dniach. Przy sprzedaży przedświątecznej opóźnienie w wypłacie potrafi zablokować gotówkę na zakup towaru albo wypłaty dla zespołu.

Drugie pytanie to realizacja. Czy pracownik może zeskanować kod telefonem, czy musi logować się do komputera. Czy system pokazuje saldo, termin i historię, żeby recepcja nie zgadywała. Czy wersja papierowa ma ten sam kod, co elektroniczna. Każda wątpliwość przy recepcji to wolniejsza obsługa i niezadowolony obdarowany.

Trzecie pytanie dotyczy wyglądu i marki. Voucher z Twoim logo, kolorami i opisem usługi buduje zaufanie, a anonimowy szablon z logo portalu odsyła klienta do konkurencji. Zapytaj, czy możesz użyć własnej grafiki i czy kupujący trafia na stronę z Twoją marką.

Czwarte pytanie to wyjście z systemu. Poproś o informację, w jakiej formie dostaniesz rejestr sprzedanych i niewykorzystanych voucherów, gdy zrezygnujesz. Eksport do CSV lub XLSX to minimum. Dzięki niemu zachowujesz kontrolę nad zobowiązaniami wobec klientów.

Dla kogo abonament się opłaca

Najszybciej zwraca się firmom, które sprzedają vouchery cały rok: salonom, gabinetom, studiom, szkołom i restauracjom. Przykłady konkretnych branż znajdziesz na stronach voucherów dla spa i voucherów na kursy i zajęcia. Jeśli sprzedajesz kilka sztuk rocznie, wystarczy prosty PDF z wzoru, ale wtedy nie masz kontroli nad kodami ani saldem.