Program do tworzenia voucherów dla firmy, co musi umieć

Grafika to dopiero początek

Edytor grafiki wystarczy, jeśli rozdajesz kilkanaście bonów rocznie znajomym klientom. Przy sprzedaży do obcych ludzi pojawiają się pytania, na które sam plik PDF nie odpowie. Czy ten voucher jest jeszcze ważny. Czy ktoś go już wykorzystał. Czy kwota na nim się zgadza.

Dlatego programu nie oceniaj po szablonach, tylko po tym, co dzieje się z voucherem po wydrukowaniu albo wysłaniu mailem. To tam firmy tracą pieniądze, bo skopiowany bon bywa zrealizowany dwa razy.

Unikalny kod z kontrolą ważności

Każdy voucher powinien mieć własny kod, którego nie da się odgadnąć ani złożyć z poprzedniego. Najlepiej z cyfrą kontrolną, która wyłapuje literówki przy ręcznym wpisywaniu, oraz z kodem QR prowadzącym do tego samego rekordu.

Ważne, żeby o wartości decydował rejestr, a nie kartka. Wtedy wydruk i kopia nie dają nikomu dodatkowych pieniędzy, a zgubiony voucher możesz zablokować i wydać nowy z tym samym saldem.

Sprzedaż online bez zbędnego pośrednika

Większość prezentów kupuje się w ostatniej chwili, z telefonu. Program powinien dać Ci stronę zakupu, na której klient wybiera kwotę lub usługę, płaci i od razu dostaje voucher mailem. Zwróć uwagę, gdzie trafiają pieniądze oraz czy płacisz prowizję od każdej sprzedaży. Przy dużym ruchu świątecznym procent od obrotu urasta do kwoty większej niż stały abonament.

Realizacja bez kasy i czytników

Pracownik na recepcji powinien zrealizować bon w kilkanaście sekund. Najwygodniej, gdy wystarczy telefon: skan QR, podgląd salda i terminu, potwierdzenie. Przy bonach kwotowych program musi obsłużyć realizację częściową, czyli odliczyć część wartości i zostawić resztę na karcie. Jeśli oprócz voucherów umawiasz klientów na wizyty, osobno przyda się też system rezerwacji wizyt online, który pilnuje kalendarza.

• realizacja skanem w przeglądarce, bez instalowania aplikacji,
• saldo spadające po każdym użyciu,
• blokada zgubionego lub skradzionego kodu,
• historia realizacji z datą, kwotą i miejscem.

Rejestr, raporty i rozliczenia

Sprzedane vouchery, które nie zostały jeszcze wykorzystane, to zobowiązanie wobec klientów. Program powinien pokazywać, ile bonów jest aktywnych, które wygasają i ile wartości w nich zostało. Raport w CSV albo XLSX ułatwia rozmowę z księgowym, bo skutki sprzedaży i wygaśnięcia bonów zależą od rodzaju bonu, a na przykład kwestie VAT warto omówić ze specjalistą.

Kiedy wystarczy szablon, a kiedy potrzebny system

Szablon w edytorze graficznym wystarczy, gdy sprzedajesz kilka bonów w roku i znasz każdego klienta. System zaczyna się opłacać, gdy sprzedajesz okresowo dużo, na przykład przed świętami, albo masz kilku pracowników realizujących bony. Wtedy numeracja ręczna i arkusz kalkulacyjny zaczynają zawodzić, a pomyłka w jednym kodzie kosztuje pieniądze i zaufanie klienta.

Upominkowa jest systemem abonamentowym dla firm usługowych. Projektujesz kartę w kreatorze, system nadaje kody z QR, sprzedaje online bez prowizji i realizuje skanem telefonu. Zobacz, jak wygląda przykładowa karta z kodem QR, i porównaj ją z wymaganiami z tego artykułu, a cenę sprawdzisz w cenniku planów.

Lista pytań do sprawdzenia przed wyborem programu

Zanim zapłacisz za pierwszy miesiąc, zapytaj o kilka konkretów. Każdy z nich dotyczy pieniędzy, które możesz stracić albo zaoszczędzić.

• czy kody są unikalne i chronione przed kopiowaniem,
• czy płacisz prowizję od sprzedaży, czy stały abonament,
• czy pieniądze trafiają bezpośrednio na Twoje konto,
• czy realizacja działa na telefonie pracownika,
• czy da się wydać zarówno voucher do druku, jak i elektroniczny,
• czy raporty można pobrać do księgowości.