Karty podarunkowe dla pracowników i własne bony firmy
Karty podarunkowe dla pracowników to prosty sposób na nagrodę, podziękowanie lub prezent świąteczny, a własne bony firmy dodatkowo przyciągają klientów biznesowych. Poniżej opisujemy, jak je zaprojektować i obsłużyć.
Dlaczego własne bony zamiast cudzych kart
Gdy firma usługowa kupuje karty podarunkowe dla swojego zespołu, zwykle wybiera produkty zewnętrzne. Własne bony działają inaczej: wartość zostaje w firmie, a pracownik albo klient korzysta z Twoich usług. Salon może obdarować zespół zabiegami, hotel pobytami, restauracja kolacjami.
Taki bon jest też narzędziem relacji. Możesz podziękować współpracownikom, nagrodzić wyróżniających się, przygotować prezent dla stałych klientów firmowych albo dla partnerów biznesowych. Za każdym razem to Twoja marka jest na prezencie.
Dla kogo przygotować karty firmowe
Pierwsza grupa to własny zespół. Karty sprawdzają się jako nagroda za wyniki, podziękowanie za sezon, upominek świąteczny lub prezent na rocznicę zatrudnienia. Druga grupa to klienci firmowi, którzy kupują bony dla swoich pracowników i kontrahentów, na przykład na święta albo dzień kobiet.
Dla drugiej grupy przygotuj osobną ofertę. Firmy zwykle kupują więcej sztuk naraz, potrzebują dokumentu sprzedaży i chcą, żeby bony miały oznaczenie ich marki lub dedykację dla pracowników.
- nagrody i podziękowania dla własnego zespołu
- prezenty świąteczne dla klientów i partnerów
- zamówienia zbiorcze od firm kupujących dla pracowników
- karty okolicznościowe, na przykład na jubileusz
Jak ustalić wartości i warianty
Dla zespołu wygodnie jest przygotować kilka progów wartości, na przykład 100, 200 i 300 zł, aby dobrać nagrodę do okazji. Dla klientów firmowych dobrze sprawdza się pakiet z kilkoma opcjami: bon kwotowy oraz bon na konkretną usługę czy pobyt.
Zadbaj, by każdy wariant miał jasny opis i termin ważności. Karta, której warunków nie da się zrozumieć w kilka sekund, trafia do szuflady i nigdy nie zostaje zrealizowana, a wtedy nagroda nie spełnia swojej roli.
Unikalne kody i kontrola wykorzystania
W firmie z kilkunastoma lub kilkudziesięcioma bonami szybko traci się kontrolę, jeśli ewidencja jest prowadzona ręcznie. Każda karta powinna mieć unikalny kod z kodem QR, żeby było wiadomo, która została wydana, którą zrealizowano i na jaką kwotę.
W Upominkowej realizacja polega na skanie kodu telefonem, a każda operacja trafia do rejestru. Widzisz w jednym miejscu, ile bonów wydano zespołowi, ile pozostało do wykorzystania i które wygasną w najbliższym czasie.
Forma wydania, e-voucher lub karta fizyczna
Dla zespołu rozproszonego lub pracującego zdalnie wygodniejszy jest e-voucher wysłany w wiadomości. Dla spotkania świątecznego czy uroczystego wręczenia lepsza bywa karta drukowana, w kopercie lub na kartonie z logo firmy.
Nic nie stoi na przeszkodzie, by stosować oba rozwiązania jednocześnie. Ten sam projekt może posłużyć jako plik do druku i jako wersja elektroniczna, a obie formy realizuje się tym samym skanem.
Rozliczenia i dokumentowanie
Bony rozdawane pracownikom oraz sprzedawane klientom firmowym mogą mieć inne skutki podatkowe, w tym w zakresie VAT i świadczeń dla zespołu. Zasady zależą od rodzaju bonu i sytuacji firmy, dlatego przed uruchomieniem programu skonsultuj sposób ujęcia z księgowym.
Niezależnie od rozliczeń warto prowadzić czytelny rejestr: komu wydano kartę, kiedy, na jaką wartość i kiedy została zrealizowana. Taki zapis ułatwia pracę księgowości i pozwala odpowiedzieć na pytania zespołu bez przeszukiwania notatek.
Jak zacząć w kilku krokach
Wybierz wartości i okazje, dla których chcesz rozdawać karty. Przygotuj w kreatorze projekt z logo, opisem i terminem ważności. Wygeneruj kody, zdecyduj o formie wydania i poinformuj zespół, jak i gdzie można skorzystać z bonu.
Po pierwszej serii sprawdź rejestr realizacji i zapytaj zespół, co działało dobrze. Na tej podstawie dopracujesz wartości, warunki i terminy przy kolejnej akcji.